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Proyectos… ¿Cómo acelero los resultados?

El querer entregar resultados de forma acelerada es un objetivo que muchos tenemos a la hora de planear proyectos de cualquier tipo.

Empecemos por recordar que un proyecto y una planificación lleva un conjunto de actividades las cuales se encuentran interrelacionadas y coordinadas, con el fin de alcanzar resultados específicos, productos o servicios.

Tu proyecto puede ser un viaje, crear un producto, dar una nueva atención, una solución, llegar alcanzar un puesto, no importa cuál sea tu proyecto, lo que vas a realizar es un cambio.

Para ello es importante tener en cuenta estos pasos:

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1.- Entiende cuál es el propósito que va a guiar al proyecto:

Antes de empezar a trabajar debes de justificar por qué vas a realizar ese plan. Por ejemplo, si es un proyecto personal define el por qué necesitas adquirir una formación. Es decir, indaga en el “para qué” vas a tomar una capacitación, ya sea para hacer crecer tus ingresos, aspirar un nuevo puesto o tal vez conseguir un trabajo.

Se debe de entender claramente cuál es el propósito de tu proyecto, ya que te va a dar las respuestas del ¿Por qué? y ¿Para qué? de tu esfuerzo.

2.- Identifica a todas las personas involucradas:

Debes tener en cuenta quienes te van a acompañar para hacer realidad tu proyecto. Identifica quienes son tus clientes o cliente final, el usuario y el patrocinador quien te apoya a dar los ingresos económicos que necesitas.

Ya que identificaste a tu equipo, es muy importante que mantengas la comunicación y colaboración entre todos. Porque una de las principales causas de fracaso en los proyectos es la falta de comunicación y colaboración, por lo tanto, mantente presente con tu equipo siempre que se avance un paso hacia tu proyecto.

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3.- Desglosa tu propósito en pequeños objetivos:

El resultado de tu proyecto se va a ver reflejado en micro-objetivos.

Como tip, estos micro-entregables, no deben de ser mayores a un mes. Siguiendo el ejemplo anterior, si tu proyecto es cambiar de trabajo, el primer mes identifica cuáles son los requisitos que necesitas para ese trabajo. El segundo mes te preparas para obtener ese conocimiento. El tercer mes actualizas tu CV y lo publicas, para que los siguientes meses obtengas respuestas y entrevistas. Lo que haces es dividir tus actividades para tener una buena organización.

Hasta este punto, dependiendo tu proyecto, si es pequeño o grande, debiste de invertir de una a cuatro semanas, porque lo que buscas no es estar planeando todo el tiempo si no dar soluciones rápidas y generar cambios.

4.- Prioriza esos micro-objetivos:

Al tenerlos, debes de ver cuáles de ellos te acercan más rápido a tu proyecto.

Un consejo para que realices esta tarea es hacerte tres preguntas:

¿Qué es lo que va a agregar más valor? ¿Qué es lo más fácil de hacer? ¿Qué tienen menor riesgo?

Estos tres factores son importantes al momento de priorizar, por lo que debes considerarlos.

5.- Planea a nivel actividad:

Esta planeación va de una a cuatro semanas de actividades, no mayor. Se realiza para ese objetivo que sea primordial y la puedes hacer en equipo para que se definan las tareas y todos estén alineados a lo que van a hacer.

No gastes mucho tu tiempo en planear, es fundamental hacerlo, pero asegúrate que no te lleve más de un día.

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6.- Ejecuta:

Vas a empezar a tomar acción enfocado a los resultados, cada tarea y actividad que hagas tú o tu equipo debe estar enfocada.

7.- Medir:

Al final de cada periodo y sobre los entregables, vas a medir si estás alcanzando los objetivos y resultados. Para este paso, pon atención en si lo que estás haciendo está agregando valor a tu proyecto. Si no está agregando nada identifica por qué. La medición también te ayuda para saber qué estás realizando bien y seguir con ello.

Para medir a tu equipo de trabajo, evita hacerlo con actividades, mejor evalúa su desempeño con base en los entregables.

8.- Ajusta si es necesario:

Re-plantea y re-prioriza los objetivos subsecuentes con el fin de dar mayor valor y adaptabilidad.

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Como habrás podido notar, estos pasos son sencillos y fáciles de llevar, pero es importante que tengas presente que el planear, ejecutar, evaluar y ajustar, en tu planeación de proyectos se va a volver constantemente en un ciclo.

El reto para llevar esto acabo está en seleccionar aquellas prácticas que te sean más útiles para alcanzar el propósito de tu proyecto, ya que puede haber variantes, por lo cual escoge las prácticas y herramientas más adecuadas para tus objetivos. Otro punto a tener en cuenta es que las personas no solo adopten los cambios, si no que los adapten y se vuelvan promotores de cambio, buscando siempre la mejora continua.

Te deseo mucho éxito en tus proyectos, si quieres conocer más sobre marcos ágiles para gestión de proyectos puedes visitar mi canal de youtube en donde constantemente subo contenido que te ayudará a mejorar los resultados en tus proyectos.

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